Порядок передачи личных дел работников в архив организации Организация работы с личными делами работников, в том числе порядок их подготовки и передачи на хранение в архив организации регулируются Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников. Инструкции передаче в архив организации подлежат личные дела уволенных работников. Необходимость передачи личных дел в архив определена требованиями Примерной инструкции по делопроизвод. Для личных дел работников ст. Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников. Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам). Помимо прочего, у всех сотрудников должно быть личное дело. При этом несоответствие кадровой документации в Украине требованиям, предусмотренным. Настоящая Инструкция определяет порядок оформления и ведения личных дел получателей всех видов социальной помощи в управлениях труда и социальной защиты населения районной. Настоящая Инструкция регулирует порядок ведения личных дел работников общества с ограниченной ответственностью 'Альфа' (ООО 'Альфа'). Ведение личных дел работников возлагается на отдел кадров. При личном обращении заявителя в орган внутренних дел, который обслуживает областные центры и другие города с территориальным разделением, с заявлением или сообщением о совершенном. Форма журнала ЕО является единой для всех органов внутренних дел Украины. Утверждены Приказом Министерства социальной политики Украины от 7 сентября 2015 года . Изменения в Инструкцию о порядке оформления и ведения личных дел получателей всех видов социальной помощи. Систематизируются личные дела в алфавитном порядке или по структурным подразделениям согласно штатному расписанию. Датой окончания ведения личного дела является дата приказа об увольнении (освобождении от занимаемой должности). Инструкции установлено, что передаче в архив подлежат личные дела уволенных работников. Пунктом 2. 4 Инструкции определено, что оформление личных дел при передаче в архив осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь. К актам законодательства, регламентирующим данные вопросы, относятся указанные выше Примерная инструкция по делопроизводству и Основные правила работы архивов организаций. Согласно требованиям данных нормативных документов дела, подлежащие передаче в архив, должны быть соответствующим образом подготовлены. Формирование личного дела госслужащего определено Порядком ведения личных дел государственных служащих в органах. Но обязательным ведение личных дел является лишь для государственных служащих. А вот для остальных предприятий и компаний целесообразно разработать и утвердить свое положение или инструкцию по ведению кадровой документации. Подготовка дел к передаче в архив организации предполагает их полное оформление, в отличие от частичного оформления, которому подвергаются все дела при их заведении в делопроизводстве. Подготовку дел к передаче в архив осуществляют структурные подразделения, в которых эти дела были сформированы. Следовательно, оформление личных дел должно быть осуществлено силами кадровой службы организации (специалистом по кадрам). Оформление дел осуществляется в году, следующим за делопроизводственным. Например, дела, завершенные делопроизводством в 2. Металлические скрепления (скобы, скрепки, булавки и т. Листы в деле нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графитным карандашом. Внутренняя опись составляется к делам, которые состоят из документов, сформированных по видам и разновидностям, когда заголовок неполно раскрывает содержание документов дела. Внутренние описи составляются, например, к делам с приказами (постоянного и 7. Спецификой личного дела является то, что внутренняя опись к нему составляется не после окончания ведения личного дела, а сразу на этапе его формирования и заполняется в процессе ведения дела в делопроизводстве. Вместе с тем при подготовке личного дела к передаче в архив в соответствии с нормативными требованиями (п. Основных правил работы архивов организаций) в конце внутренней описи должна быть сделана итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Данные листы имеют отдельную нумерацию. Завершенная опись должна быть заверена (подписана) работником кадровой службы, оформившим дело к передаче в архив. Так как листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество в заверительной надписи обозначается после общего количества листов дела через знак «+» (плюс). Заверительная надпись разборчиво подписывается составившим ее работником с указанием его должности и даты составления надписи. При перенумерации листов составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается. Форма листа - заверителя дела, установленная Примерной инструкцией по делопроизводству и Основными правилами работы архивов организаций, приведена в приложении 1. Пример оформления листа - заверителя личного дела приведен в приложении 2. Литерные и пропущенные номера указываются в заверительной надписи в том случае, когда в процессе нумерации листов были допущены ошибки либо из личного дела были изъяты и не возвращены обратно документы. Отметка о наличии литерных и пропущенных номеров позволяет избежать процедуры перенумерации листов дела и значительно сэкономить рабочее время. Например, если между листами под номерами «1. Таким же образом следует устранять ошибку, если два листа в процессе нумерации были обозначены одним и тем же номером. Несоответствие нумерации листов личного дела может быть обнаружено при подготовке дела к передаче в архив, т. При этом в надписи на обложке вносятся необходимые уточнения. Прежде всего, если название учреждения, его структурного подразделения или вышестоящей организации изменялось в течение делопроизводственного года или дело было передано для окончания в другое учреждение (структурное подразделение). Например: (Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь)(Белкомархив)Департамент по архивам и делопроизводству. Министерства юстиции Республики Беларусь. Государственное учреждение«Белорусский научно- исследовательский центр электронной документации»Отдел кадров. В данном примере старое название вышестоящей организации («Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь») заключено в скобки, а новое название («Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь») дописано ниже. После выполнения данной работы на обложке проставляется дата дела, которая должна соответствовать году заведения и окончания дела. Крайними датами личных дел являются даты приказов о приеме и увольнении работников. Точная календарная дата оформляется цифровым способом, например: Начато: 2. Окончено: 1. 5. 0. Затем на обложке дела проставляется количество листов в деле. Оно выносится на обложку из листа - заверителя дела, о правилах составления которого говорилось выше. Ниже на обложке личного дела указывается срок хранения дела, который определяется в процессе экспертизы ценности документов в соответствии с требованиями Перечня- 2. Все надписи на обложках дел, подлежащих передаче в архив, делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой. Кроме того, в левом нижнем и правом верхнем углах должен быть проставлен архивный шифр дела, который включает в себя: номер фонда (только в организациях, включенных в списки источников комплектования государственных архивов, - присваивается соответствующим архивом); номер описи; номер дела по описи. Например: Ф. 3. 2. Д. 4. 20. Архивный шифр делам присваивается в архиве организации после составления описей дел структурных подразделений и сводных описей дел постоянного, временного (свыше 1. Пример оформления обложки личного дела, подготовленного к передаче в архив, приведен в приложении 3. Согласно п. 2. 3 Инструкции передача личных дел в архив организации осуществляется по описи дел. Опись дел - это информационно. Опись дел служит также целям оперативного поиска дел в организации. Как правило, в организации составляются три отдельные описи: на документы постоянного срока хранения; на документы временного (свыше 1. В некоторых организациях описи дел постоянного и временного (свыше 1. В некоторых организациях может составляться опись дел со специальной документацией (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам, нормативно- технические документы и др.). Особенностью описи дел по личному составу является то, что она должна составляться во всех организациях. Согласно установленным правилам в опись дел по личному составу включаются дела, срок хранения которых превышает 1. Т- 2 и др.). Дела с другими документами по личному составу в опись не включаются (например, приказы о предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировании работников, графики отпусков, переписка по кадровым вопросам и т. В организации составляется единая (сводная) опись дел по личному составу, т. Например, из дел отдела кадров в опись включаются личные дела уволенных, невостребованные трудовые книжки работников и др., бухгалтерии - лицевые счета (при их отсутствии - ведомости на выдачу заработной платы), канцелярии - приказы по личному составу (если соответствующие дела ведутся в этом структурном подразделении согласно номенклатуре дел), службы охраны труда - документы о расследовании несчастных случаев (акты, заключения, протоколы) и т. Сводная опись дел организации составляется на основе описей дел структурных подразделений. Это означает, что первоначально составляются описи дел по личному составу в отделе кадров, бухгалтерии и других структурных подразделениях, где имеются соответствующие документы. Основу сводной описи дел по личному составу составляют документы кадровой службы. Именно в эту опись и должны первоначально включаться личные дела уволенных работников, передаваемые в архив организации. Рассмотрим порядок составления и оформления описи дел кадровой службы. Основными категориями документов по личному составу, включаемых в опись дел по личному составу кадровой службы, являются: приказы (распоряжения) по личному составу (о приеме, переводе, увольнении работников, продлении (перезаключении) трудовых договоров (контрактов)); личные дела уволенных работников. Например, на дела 2. Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел кадровой службы несет ее руководитель. Методическую помощь в составлении описи кадровой службе должен оказывать заведующий архивом организации (лицо, ответственное за архив). Все дела включаются в опись сформированными и полностью оформленными в соответствии с установленными требованиями. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количе. При просмотре проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле в необходимых случаях внутренней описи дела и правильность ее оформления; наличие и правильность оформления заверительной надписи дела; правильность оформления обложки дела. В случае нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.
0 Comments
Leave a Reply. |
AuthorWrite something about yourself. No need to be fancy, just an overview. Archives
July 2017
Categories |